Voici le règlement de la manifestation présenté sous forme de réponses aux questions les plus fréquemment posées. Il s’agit avant tout d’une manifestation conviviale, organisée dans la bonne humeur, et dans laquelle chacun s’engage avec un esprit de fair-play

Comment s’inscrire ?
Qui peux s’inscrire et participer ?
Combien cela coûte-il ?
Quel genre d’épouvantail puis-je présenter ?
Pratiquement, comment cela se passe-t-il ?
Qu’est-ce qui est interdit ?
Comment fonctionne le système des votes ?
Que sont les parrainages et comment sont-ils comptabilisés ?
Quand dépouille-t-on les résultats et qui vérifie ?
Quand et comment reçoit-on l’argent récolté ?
Qu’est-ce que les organisateurs peuvent faire avec mon épouvantail ?
Et pour tout ce qui n'est pas prévu ? Et si j'ai encore des questions ?


Comment s’inscrire ? Il suffit de remplir le formulaire d’inscription et de payer la garantie de participation. Les inscriptions sont confirmées dans l’ordre de réception de la garantie sur le compte bancaire des organisateurs. Si le nombre de participants est tel qu’il dépasse les possibilités d’installation sur la Grand Place (en fonction aussi des contraintes administratives et de sécurité imposées par la Ville), les organisateurs pourront refuser les derniers participants inscrits. Dans ce cas la garantie est bien entendu immédiatement remboursée (sur le même compte bancaire que celui qui a émis le paiement).
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Qui peux s’inscrire et participer ? Tout le monde ! Mais les bénéficiaires, les associations caritatives, sociales, humanitaires ne sont acceptées que pour autant qu’elles existent depuis au moins 5 ans et qu’elles disposent d’un compte bancaire au nom de l’association. Les organisateurs se réservent le droit de refuser un participant si la finalité caritative, sociale ou humanitaire de l’association bénéficiaire ne leur apparaît pas clairement.

Mais n’importe quel groupe, officiellement constitué ou non, des amis, des voisins, des collègues de bureau, une association de parents, des scouts, etc..., peut participer pour autant que les recettes récoltées par l’épouvantail soient entièrement et exclusivement destinées à une association correspondant aux critères définis. Cette association sera mentionnée dans le formulaire d’inscription et les organisateurs verseront directement les recettes dues sur le compte bancaire de l’association bénéficiaire.

Chaque groupe participant doit désigner un interlocuteur responsable des contacts avec les organisateurs, cet interlocuteur devant obligatoirement disposer d'une adresse électronique (moyen de communication privilégié par les organisateurs en raison de la rapidité et du faible coût).
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Combien cela coûte-il ? La garantie de participation est fixée à 50€. Cette somme est intégralement remboursée au participant en cas de présence réelle de son épouvantail sur la Grand Place le jour du concours, et ce dans les jours qui suivent le concours, sur le même compte bancaire que celui qui a versé la garantie. 

Si, malgré votre inscription et donc la réservation de votre place, vous ne participez finalement pas au concours, la garantie n’est pas remboursée. Il s'agit donc bien d'une garantie destinée à éviter les inscriptions fantaisistes et les emplacements finalement inoccupés sur la Grand Place !
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Quel genre d’épouvantail puis-je présenter ? La liberté de création est entièrement garantie sauf les réserves détaillées à la question "qu'est-ce qui est interdit". Une surface de 2m x 2m vous est réservée (en fait un morceau de tapis plain de la même dimension sur lequel vous devez installer votre épouvantail). Il n’y a pas d’autres restrictions de dimensions. N’oubliez pas le problème de stabilité (vous devez prévoir le support – un trépied, une palette, un siège, etc.…) sans « dépaver » la Grand Place.

Pensez au vent (vous êtes responsables de la stabilité de votre épouvantail) et à la pluie possibles.
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Pratiquement, comment cela se passe-t-il ? Le jour du concours, sur la Grand Place de Bruxelles, dès 9 heures, vous pouvez venir installer votre épouvantail. Vous pouvez installer un épouvantail déjà préparé, ou venir le construire sur place.

Cette installation se fait sur un espace de 2mx2m, identifié par le numéro qui a été réservé pour votre épouvantail. Vous devez prévoir tout ce qui vous est nécessaire, aucun matériau, aucun outil n’étant disponible sur place.

L’accès en voiture sera spécialement autorisé sur la Grand Place pour la cause, entre 9 et 11h30. Deux « laissez-passer » seront adressés à chaque responsable de groupe participant dans la semaine qui précède la manifestation. Ils devront être apposés sur le pare-brise du véhicule.

L’accès d’entrée sur la Grand Place se fera obligatoirement par la rue de la colline, la sortie obligatoirement par la rue Charles Buls. Aucun véhicule ne peut rester sur la Grand Place au-delà du temps nécessaire au chargement et déchargement. Un emplacement de parking par épouvantail est offert pour toute la journée du samedi au parking souterrain "Grand Place".

A 11h30, l'installation de votre épouvantail doit être terminée.

La Grand Place est ensuite ouverte au public et la période de vote dure jusqu'à 18 heures.
Un représentant du "groupe" participant doit toujours se trouver à proximité de son épouvantail pendant toute la durée du concours. Un tour de rôle peut bien entendu être organisé. Des badges "participants" sont remis par les organisateurs en début de journée, ils DOIVENT être portés par les participants.

A 18 heures, chacun doit démonter et emporter son épouvantail. Et nettoyer son espace en emportant ses déchets (prévoyez des sacs poubelle). L’accès des véhicules est à nouveau autorisé pour le démontage entre 18 et 19 heures, entrée et sortie par les mêmes rues.

Encouragés par la bonne tenue de tous les années passées, les organisateurs ont renoncé à demander une garantie financière à chacun, remboursée en cas de restitution propre de l’espace public.

Nous comptons donc cette année encore sur votre bonne volonté et votre efficacité.

Les organisateurs gardent quand même une arme atomique à leur disposition : si à 19 heures, le jour de la compétition, un épouvantail n’est pas enlevé et l’espace réservé nettoyé, le montant normalement obtenu par cet épouvantail sera bloqué et réparti à parts égales entre tous les autres participants.
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Qu’est-ce qui est interdit ? Toute mention offensante ou dénigrante pour qui que ce soit, toute forme de publicité explicite ou implicite, toute forme d’atteintes aux bonnes mœurs ou tout ce qui pourrait troubler l’ordre public. Les organisateurs dans un premier temps, la police (nous sommes sur un espace public) dans un second temps sont seuls juges du respect de ces critères.

Sont également interdits les épouvantails présentant un risque potentiel de sécurité (instabilité, mais pas seulement : la liberté de création étant quasi illimitée tous les risques ne peuvent être énumérés ou prévus ici).

Les organisateurs demanderont d’abord aux participants de rendre leur épouvantail conforme à ces règles. En cas de persistance du problème, les organisateurs peuvent décider du retrait de l’épouvantail de la compétition et de son enlèvement. Dans ce cas la garantie n’est pas remboursée.

Vous ne pouvez pas prévoir de mention permettant de vous identifier autrement que par le «dossard» prévu par les organisateurs (mais un espace pour vous présenter et détailler vos activités vous est réservé, gratuitement et sans obligation, sur le site internet de la manifestation).

Chaque emplacement sera doté par les organisateurs d’un numéro d’identification (le numéro pour les votes) et du nom de l’association bénéficiaire. Il n’est pas prévu de détailler les activités de l’association sur la Grand Place.

C’est en effet un concours d’épouvantails et pas un « salon du caritatif, du social et de l’humanitaire ». Ce n’est pas une compétition des aveugles contre les handicapés moteurs, des bruxellois contre les provinciaux, des belges contre les étrangers, etc., etc.…

D’une façon générale, évitez d’ailleurs les mentions écrites. Le public de la Grand Place est francophone, néerlandophone, anglophone, hispanophone, germanophone,… vous ne seriez compris que de quelques uns.

Votre épouvantail peut-être sonore, ou mobile ou animé, etc.… Dans tous les cas, tout ce qui est nécessaire à son « fonctionnement » doit tenir dans son espace initial de 2mx2m. Le son éventuel ne pourra s’entendre que dans une zone de 2m autour de l’espace de base.

Les organisateurs encouragent l’originalité et envisageront donc à priori favorablement toute création. Ils seront néanmoins souverains dans l’appréciation du respect des conditions générales de participation (Rappel : c'est un concours d'épouvantails) et pourront – à l’extrême – décider du retrait de la compétition d’un épouvantail non conforme et de son enlèvement.
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Comment fonctionne le système des votes ? Il s'agit ici des votes émis par le public sur place le jour de la compétition.

Un numéro d’identification sera disposé par les organisateurs sur l’emplacement de chaque épouvantail. C’est ce numéro qui devra figurer sur les bulletins de vote (fournis par les organisateurs).

Un « bureau de vote » sera ouvert sur la Grand Place et tenu par les organisateurs. Le jour de la compétition, les visiteurs seront invités à voter pour élire leur épouvantail préféré (le Prix du Public).

Pour chaque bulletin de vote déposé dans l’urne officielle, un droit de 2 Euros sera perçu.

Des membres (multilingues) du comité d’organisation seront présents sur la Grand Place pour expliquer aux visiteurs la finalité de la manifestation et les encourager à voter.

Des membres des groupes participants (ou des sympathisants) peuvent également effectuer ces démarches mais uniquement à proximité directe de leur épouvantail et ceci sans « racolage » excessif ni démarche « agressive ».

Le visiteur de la Grand Place a le droit de ne pas s’intéresser à notre manifestation, le droit de ne pas voter, … La convivialité reste notre mot d’ordre.

(NB: aucune démarche d’information ou de promotion de l’association n’est autorisée).

En échange de son vote (et du paiement qui l’accompagne), chaque visiteur recevra un bon de réduction à valoir auprès de certains établissements du quartier, ou une autre « compensation » prévue par les organisateurs. Et cela pour chaque vote émis.

Une seule et même personne peut voter autant de fois qu’elle le souhaite (pour –ou non- le même épouvantail) pour autant qu’elle acquitte le paiement correspondant à chaque vote.

Le Bureau de vote, qui est le seul endroit où l'on peut déposer un bulletin de vote (dans l'urne officielle) et payer son droit de vote, est ouvert dès la fin de la période d’installation des épouvantails (soit 11h3O ou autre décision des organisateurs suivant les nécessités du moment). Il ferme à 18 heures.

Seuls les bulletins de vote se trouvant physiquement dans l’urne officielle à 18 heures le jour de la compétition seront dépouillés et comptabilisés.
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Que sont les parrainages et comment sont-ils comptabilisés ? Il s'agit ici de marques de soutien émises AVANT le jour de la compétition, et, pour les distinguer des votes émis le jour de la manifestation, nous les appelons des "parrainages" !

Au plus tard deux mois avant le jour de la compétition les organisateurs communiqueront à chaque participant le numéro attribué à son épouvantail (Il n’y a pas de numéro 1 ni de numéro 13).

Dès ce moment, il est possible recueillir des parrainages à toute occasion (un bal, une fête, …). Il suffit d’inscrire le numéro de son épouvantail sur un bulletin de parrainage et d’encaisser les 2 Euros correspondants.

C'est vous, créateurs ou sympathisants de votre épouvantail, qui effectuez cette démarche de récolte des parrainages, c'est vous aussi qui encaissez les 2 € correspondants à chaque parrainage reçu.

Tout l'argent recueilli pour votre parrainage doit se trouver avant le 20 avril 2012 sur le compte des organisateurs (IBAN: BE86 0001 7959 0850 / code BIC: BPOTBEB1) avec en communication la mention "parrainage de l'épouvantail n° ....". Si le montant n'est pas arrivé au plus tard à cette date limite (les dates des extraits bancaires faisant foi), il ne sera pas comptabilisé pour la compétition, mais il sera bien entendu intégralement restitué dans les dix jours qui suivent la date du concours, par remboursement sur le même compte qui a servi pour le versement tardif.

Vous ne pouvez effectuer qu'UN SEUL versement par épouvantail. Si vous en faites plusieurs, seul le premier sera pris en compte pour la compétition (et les autres intégralement restitués).

Cette faculté de parrainage permet d’augmenter les recettes de chacun, de faire participer des sympathisants qui n’ont pas l’occasion de venir sur la Grand Place le jour de la compétition, de s’assurer un minimum de recettes même s’il neige (?) le jour de la compétition et que la Grand Place est déserte (?), de récolter des fonds sur une plus longue période que la seule journée de vote sur la Grand Place !

Un modèle "officiel" de bulletin de parrainage est envoyé à chaque participant en même temps que son numéro. Il peut être copié autant de fois que l’on veut et ne sert que pour vous, pour vous aider à récolter ces parrainages. Nous vous demandons de ne pas modifier ce modèle, ni d'en utiliser un autre, et ceci notamment par élémentaire correction envers les sponsors du concours (qui financent les prix dont vous profiterez).
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Quand dépouille-t-on les résultats et qui vérifie ? Au sein du comité d’organisation, un groupe est spécialement chargé de tout ce qui concerne les votes (la tenue du Bureau de vote et le dépouillement).

Le dépouillement est organisé dès la fin des opérations de votes. Sauf modification de dernière minute, ce dépouillement est organisé dans une salle de l’Hôtel de Ville vers 18h30.

Le dépouillement est mené par les organisateurs. Des participants pourront assister sur demande, à ces opérations et vérifier le décompte des bulletins de vote, dans la limite des possibilités d’accueil de la salle de dépouillement et sur accord des organisateurs.

Toute contestation est tranchée par le Responsable du dépouillement en concertation avec le Président du comité d’organisation. Leur décision est sans appel.

Pour mémoire, le groupe des organisateurs ne participe pas à la compétition et ne retire aucun revenu des votes émis.

Les résultats sont proclamés vers 20 heures dans la Salle Gothique de l'Hôtel de Ville de Bruxelles.

Le prix des Supporters est attribué à l’épouvantail ayant recueilli le plus parrainages, le prix du Public à celui ayant obtenu le plus de votes sur la Grand Place. D’autres prix pourront s’ajouter (Prix du jury, etc…).
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Quand et comment reçoit-on l’argent récolté ? Grâce à un programme informatique spécialement conçu, les organisateurs sont en mesure de calculer rapidement le montant du à chacun et en principe de l'annoncer le soir même du concours.

Chaque participant (ou plus exactement chaque association bénéficiaire) recevra son dû dans les dix jours suivant la manifestation, exclusivement par virement bancaire direct.

Pour établir ce montant, il est procédé comme suit :

• On comptabilise le nombre de votes et de parainnages reçus pour chaque épouvantail.
• On attribue directement à chaque épouvantail 80% des votes et parrainages qu’il a obtenus.
• On met « en réserve » les 20% restants.
• A la fin du décompte, on totalise tous les 20% mis « en réserve ».
• On divise cette somme par le nombre de participants (d’épouvantails).
• Le nombre obtenu est ajouté à celui des 80% de chacun.
• Ce montant est multiplié par 2 Euros pour obtenir le montant final.

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Qu’est-ce que les organisateurs peuvent faire avec mon épouvantail ? Rien, il vous appartient. Les organisateurs se réservent seulement le droit d’en prendre des photos et de pouvoir les publier (sur Internet, dans des journaux ou magazines, ou ailleurs) sans droit à payer.
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Et pour tout ce qui n’est pas prévu ? Et si j’ai encore des questions ? Tout ce qui n’est pas prévu est traité et tranché par les organisateurs.
Et s’il reste des questions, seul moyen exclusif de les poser aux organisateurs : un mail. La préférence est donnée au mail dans un souci de rapidité de circulation de l'information ainsi que de réduire au mieux les frais d'organisation.
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Merci de votre participation à ce concours et bonne chance !